Cómo usar la IA en el proceso de onboarding para optimizar la incorporación de colaboradores
Según un estudio de Gallup, los colaboradores tienen 2,6 veces más probabilidades de estar muy satisfechos con su lugar de trabajo cuando el proceso de onboarding es efectivo. Sin embargo, el mismo reporte informa que el 88% de las personas no ha tenido una buena experiencia de incorporación.
¿El problema? Según la Society for Human Resource Management (SHRM) el 50% del talento que atraviesa por un mal proceso de integración de personal deja la compañía antes de los 3 años.
Estos datos revelan que existe una gran brecha entre el proceso de onboarding que ofrecen las empresas y el que la fuerza laboral desearía tener. Aquí es donde la Inteligencia Artificial puede marcar la diferencia.
Las posibilidades que brinda la IA de automatizar y personalizar la incorporación de personal pueden ayudar a reducir esa brecha, suavizando la integración de los colaboradores y haciendo del onboarding un proceso más dinámico y efectivo. Descubre cómo a continuación.
¿Cómo puede la IA ayudar a la incorporación de empleados?
Según un estudio reciente de Paycheck los empleados que se incorporaron a una empresa con ayuda de la IA tienen un 30% menos de probabilidades de renunciar durante el primer año.
El 65% de los profesionales de HR concuerda con esto al decir que el uso de la IA en el onboarding de empleados tiene la capacidad de mejorar la retención de talento.
La pregunta es ¿cómo puede la Inteligencia Artificial ayudar a la incorporación del personal? La respuesta está en la agilidad, eficiencia y personalización que promete esta tecnología.
La IA permite una integración de empleados más rápida, gracias a la automatización de tareas de HR que facilita. Esto también aumenta la eficiencia del proceso, al reducir los errores humanos de la gestión, que pueden derivar en horas perdidas para enmendarlos y malas experiencias para el talento.
Lo que nos lleva al siguiente punto: la IA facilita la personalización del employee experience. Al usar la información para crear recorridos a medida para cada trabajador, la tecnología ayuda a que el personal se sienta bienvenido y mejor preparado para comenzar en sus funciones.
Claro que esta es tan solo una introducción al impacto de la IA en el proceso de onboarding en una empresa. A continuación, te contamos en detalle todo lo que puedes hacer con esta tecnología para favorecer la integración del personal.
5 usos de la IA en el proceso de onboarding
La Inteligencia Artificial en el proceso de onboarding en una empresa tiene una amplia gama de usos y beneficios, que permiten mejorar tanto la experiencia del talento como el trabajo de HR.
En los siguientes puntos vamos a repasar los 5 usos de la IA en la incorporación de empleados.
1. Automatización de tareas administrativas
En muchas empresas el enfoque sobre el onboarding está centrado en la realización de los trámites de contratación y la firma de documentación por parte de los empleados. Esta parte del proceso, se conoce como inducción y es tan solo eso, una etapa dentro del onboarding.
Ahora bien, para muchas organizaciones es la fase que más tiempo lleva y que más inconvenientes genera. Para los empleados suele ser abrumante por las gestiones que tienen que realizar y las montañas de papeles que deben firmar.
El uso de la Inteligencia Artificial en el proceso de proceso onboarding de RRHH puede mitigar el impacto negativo que esto puede llegar a ocasionar en la experiencia de los colaboradores y en el trabajo de HR, gracias a la automatización de tareas administrativas, repetitivas y tediosas.
La IA en el onboarding permite digitalizar al 100% la gestión de la documentación, reduciendo el papeleo del proceso a una fracción del tiempo que suele requerir.
Esto, entre otras cosas, permite agilizar el proceso, reducir las posibilidades de errores humanos y optimizar el tiempo de los colaboradores, para que puedan concentrarse en su nuevo rol en la empresa. Mientras que para HR representa la posibilidad de aumentar su productividad y eficiencia hasta en un 80%.
2. Chatbots para brindar soporte
Firmar montañas de papeles es tan solo uno de los obstáculos que encuentran los empleados en su experiencia de onboarding. No tener claro por dónde empezar o a quién recurrir es otra de las principales dificultades en las primeras semanas en un trabajo.
Vale decir que esas dudas que tienen las nuevas incorporaciones muchas veces atentan contra su productividad, haciendo que el proceso de integración y adaptación a la compañía sea más lento.
Para suavizar la incorporación de personal un chatbot impulsado por IA puede ser clave. Los asistentes virtuales se convierten en un miembro más del equipo de RRHH y, en este caso, se ocupan de responder las preguntas frecuentes que suelen tener los colaboradores durante sus primeros días en la empresa.
Este soporte automatizado permite entregar respuestas inmediatas a las consultas de los colaboradores. Esto hace más eficiente el tiempo del equipo de HR durante el proceso de onboarding, mejora la productividad de los empleados y su experiencia.
El chatbot de HR está disponible 24x7 para responder las dudas típicas del onboarding, sumado a todas esas consultas más bien administrativas, vinculadas a las políticas de trabajo, las prestaciones, días de baja por enfermedad o vacaciones, entre otras.
Estos asistentes virtuales pueden gestionar un gran número de consultas de forma simultánea, lo que permite delegar en la herramienta la gestión y liberar tiempo del equipo de RRHH para dedicarlo a tareas más estratégicas.
3. Personalización del proceso de onboarding
La estandarización de los procesos de HR es una de las tareas básicas del departamento de talento. El proceso de onboarding no escapa a esta lógica. Es necesario que exista un procedimiento a seguir, unas normas y políticas claras en torno a la incorporación de personal.
Sin embargo, el enfoque único para hablar de la experiencia de los empleados comenzó a perder fuerza frente a la personalización. Esto quiere decir que el talento hoy demanda experiencias más personalizadas a lo largo de todo su ciclo de vida en la empresa. El onboarding es el puntapié inicial de este enfoque.
Por ejemplo:
Mientras que algunos colaboradores asimilan normas, procedimientos y tareas de forma ágil, otros requieren más tiempo.
Mientras algunos empleados llegan a las empresas entendiendo cómo hacer su trabajo dentro del puesto sin mayores instrucciones, otros necesitan supervisión y soporte continuo.
Mientras algunos trabajadores son autónomos y resuelven con iniciativa propia muchas de sus dudas, otros necesitan más acompañamiento por parte de sus líderes.
El uso de Inteligencia Artificial en el onboarding también puede ayudar a ofrecer al talento experiencias de incorporación personalizadas. Esta herramienta recopila información clave sobre las nuevas contrataciones y, con base en ello, ayuda a HR a crear recorridos iniciales a medida de cada colaborador.
Desde entrenamientos y planes de capacitación personalizados, hasta recursos adecuados en los momentos clave del onboarding, la IA permite diseñar experiencias que se adecuan a las necesidades específicas de cada empleado y a los objetivos de su rol en la empresa.
4. Medición de la experiencia de incorporación
La retroalimentación en tiempo real es otra de las grandes ventajas de la Inteligencia Artificial en el proceso de onboarding. Para ello es necesario entender primero que la integración de empleados es, como dijimos antes, un proceso, no ocurre de un día para el otro.
De hecho, la incorporación de empleados tiene diversas fases y tiempos previstos. En muchas empresas se considera que esta integración se completa en un plazo de hasta 6 meses.
En ese período pueden ocurrir muchas cosas, incluso, el colaborador puede decidir marcharse de la empresa. Lo que se conoce como rotación temprana de personal. Evitar esto es fundamental para los costos de la empresa, la marca empleadora y la moral del equipo.
Una forma de introducir la mejora continua dentro del proceso de onboarding es precisamente mediante la retroalimentación en tiempo real, algo que puedes implementar con la plataforma de people experience Lara AI.
Te explicamos cómo:
Nuestra herramienta permite medir el onboarding de manera continua a través de conversaciones en piloto automático. Un bot contacta a los trabajadores en momentos clave para medir su experiencia de incorporación y extraer datos que sirvan para entender cómo está el personal en esta etapa y qué áreas de mejora existen.
Puedes hacer ajustes a medida que el talento transita su proceso de onboarding, gracias a los comentarios que los propios colaboradores realizan. Lo que te ayuda a reducir los riesgos de descontento y de partida y cuidar la experiencia de los empleados desde el primer momento.
Asimismo, la plataforma te permite acceder a alertas tempranas cuando algo no va del todo bien en el proceso, e indica en qué áreas se debería poner mayor atención.
5. Visibilidad completa con onboarding analytics
Una de las finalidades del onboarding es reducir el tiempo que pasa desde la incorporación de un nuevo colaborador, hasta que este se vuelve 100% productivo para la empresa.
Esa brecha puede ser mayor o menor en función de la experiencia de integración que ofrece la compañía. Mejorar cada punto clave de esa experiencia debería ser el objetivo a seguir.
Los sistemas de Inteligencia Artificial facilitan el análisis de datos y ofrecen reportes detallados sobre cómo se sienten los empleados en el proceso y cómo están progresando en su recorrido en la empresa. A esto en Lara AI le llamamos onboarding analytics y es lo que permite:
Descubrir problemas en el proceso de integración del personal.
Mejorar la efectividad del onboarding.
Brindar experiencias de incorporación más positivas al talento.
Prevenir riesgos como la rotación temprana de personal.
Los insights que brinda la analítica de datos aplicada al onboarding ayudan a los managers y equipos de HR a tomar decisiones informadas y mejorar cada indicador.
Además, así tienen mayor claridad sobre qué colaboradores necesitan más apoyo y acompañamiento adicional dentro de la incorporación. Por lo que pueden canalizar mejor los esfuerzos en el onboarding.
¿Cómo hacer un buen proceso de onboarding con Lara AI?
Nuestra plataforma permite automatizar el proceso de onboarding, para que HR pueda delegar las tareas administrativas en la tecnología y tenga más tiempo para ocuparse de brindar el acompañamiento adecuado a cada colaborador.
Con el módulo de onboarding de Lara AI puedes:
Contestar todas las dudas del personal de manera automatizada.
Brindar acompañamiento a los empleados 24x7.
Medir la experiencia de los colaboradores durante su incorporación.
Obtener alertas tempranas y datos precisos sobre áreas de mejora en el onboarding.
Tomar decisiones informadas para optimizar el proceso y la experiencia de las nuevas contrataciones.
Nuestra plataforma te ayuda a mantenerte cerca de tus colaboradores y asegurar una integración más ágil y exitosa.
🚀 Prueba Lara AI y transforma la experiencia de onboarding en tu compañía.