¿Cómo optimizar el tiempo de trabajo con IA?
Imagina terminar las tareas de varios días en unas pocas horas o acotar esas gestiones que pueden llevarte toda una jornada a tan solo unos minutos diarios. ¿Magia? No, se trata de optimizar el tiempo en el trabajo con las herramientas adecuadas. En este caso, con ayuda de la Inteligencia artificial.
Hace algunos meses un informe de Nielsen reveló datos clave del impacto de la IA en las empresas. Según la consultora, en promedio, las herramientas basadas en IA aumentan la productividad de los empleados en un 66%.
Esto aplica a colaboradores de cualquier área. Pero si nos enfocamos en Recursos Humanos optimizar el tiempo en el trabajo para este equipo puede traducirse en:
Procesos de HR más ágiles.
Una experiencia de empleados mejorada.
Mayor disponibilidad para tareas estratégicas.
Por ello, en este artículo vamos a explorar el vínculo que existe entre la productividad y la IA y en los usos que el equipo de RR.HH. puede darle a esta herramienta para optimizar el tiempo de trabajo.
¿Qué es optimizar el tiempo de trabajo?
Si hablamos de optimizar el tiempo de trabajo, hablamos de productividad. Esto es, hacer más en menos tiempo. La productividad mide cuántas tareas puede realizar un empleado en un tiempo determinado, por ejemplo, en un día, semana o mes. Si un colaborador puede hacer el doble de tareas, su productividad habrá aumentado en un 100%.
Ahora bien, cuando hablamos de optimizar los tiempos es necesario ir más allá de simplemente “trabajar más rápido”. Se trata de trabajar de forma más inteligente, maximizando la eficiencia y minimizando el estrés que genera la acumulación de tareas.
Esto es particularmente importante en los departamentos de RR.HH., dado que se caracterizan por afrontar cargas de trabajo excesivas, sobre todo en tareas operativas o administrativas que, ya es sabido, se pueden agilizar mediante la automatización.
Es ahí donde la Inteligencia Artificial puede hacer “magia” o, mejor dicho, resolver cuellos de botella, reducir la carga operativa del equipo y ayudar a estos profesionales a ahorrar varias horas de trabajo a la semana.
El estrés de HR y la sobrecarga de trabajo
Antes de avanzar, es importante hablar sobre una realidad con la que conviven muchos profesionales de Recursos Humanos. Hablamos de la sobrecarga de trabajo y el desgaste asociado a ello.
Una de las estadísticas que comparte PeopleSpheres revela que el 95% de los líderes de HR consideran que trabajar en este departamento es abrumador por la carga de trabajo excesiva y el estrés que esto genera.
Sumado a ello, una encuesta reciente de Gartner reveló que el 51% de los CHRO (Chief Human Resources Officer) ven un aumento en las solicitudes de soporte de los equipos de RR.HH. y hasta el 45% de estos profesionales tienen dificultades para manejar las demandas empresariales sobre el sector.
De acuerdo con Gartner, el volumen de demandas de las organizaciones sobre el área de talento ha aumentado desde la pandemia. Y no solo eso, además, estos requerimientos son nuevos para los profesionales del área, lo que los obliga a una continua adaptación a diferentes escenarios y desafíos.
Por otro lado, debido a que la diferencia entre lo que quieren los altos directivos y lo que necesitan y esperan los empleados también se ha ampliado, los HR managers y otros roles como el del HRBP, en calidad de mediadores, muchas veces deben asumir posturas incómodas.
Esto nos lleva a la conclusión de que dentro del área se requiere de un abordaje estratégico para complacer a ambos públicos, pero esto no es fácil de lograr cuando gran parte del tiempo de HR debe destinarse a tareas rutinarias y repetitivas.
¿Cómo ayuda la IA en la gestión del tiempo?
En este punto, queda claro que existe una necesidad real de aprender cómo optimizar el tiempo en el trabajo en los departamentos de personal. Al inicio de este artículo dijimos que las herramientas de automatización, como las que facilita la IA, pueden ser la respuesta a los desafíos que afrontan estos equipos.
A continuación, haremos un repaso por los principales usos que se le puede dar a la IA para productividad y optimizar el tiempo.
Gestionar flujos de trabajo
Hay varias razones para usar la IA para gestionar flujos de trabajo. En principio, las herramientas basadas en esta tecnología suelen ofrecer la posibilidad de centralizar todos los procesos vinculados a HR en un mismo lugar. Claro que esto depende del tipo de plataforma que utilices.
Pero, en líneas generales, las herramientas de Inteligencia Artificial permiten resolver en un único lugar varias de las gestiones clave de los equipos de RR.HH.
Asimismo, se integran con otros sistemas que estos departamentos utilizan en su día a día, como las plataformas de comunicación interna o mensajería o herramientas colaborativas, todo lo que contribuye a agilizar los flujos de trabajo.
Responder consultas de forma automática
Uno de los beneficios más claros de la IA para la productividad de los equipos de HR se relaciona con la automatización del soporte que este departamento brinda a los colaboradores.
Hablamos de la posibilidad de escalar las respuestas a las preguntas frecuentes del personal, para brindarle a los trabajadores la información que necesitan de forma instantánea, sin tener que estar gestionando cada una de estas respuestas, lo que consumiría mucho tiempo a los profesionales del área.
Así, con un chatbot de Recursos Humanos es posible responder las preguntas frecuentes y dar soporte a los empleados en piloto automático. Algo que desde Lara AI hemos comprobado que puede ayudar a automatizar hasta un 85% de las consultas y ahorrar hasta el 50% del tiempo de los equipos de HR.
Agilizar el acceso a la información
Responder más rápido las consultas de los colaboradores tiene un beneficio añadido y es agilizar el acceso a la información para el personal. Gracias a ello, no solo resuelven sus dudas de forma instantánea, sino que además, se solucionan gestiones vinculadas a HR con mayor celeridad.
Imagina, por ejemplo, que un empleado quiere solicitar un nuevo beneficio para añadir a su paquete de compensación, pero para hacerlo debe contactar con HR, pedir el detalle de estos beneficios, elegir el que le interesa y contactar nuevamente para pedir autorización y sumarlo a su paquete.
Cada una de estas solicitudes de información podría llevar días. Al automatizar las respuestas con un chatbot esto se resuelve en cuestión de minutos, los profesionales de HR solo tendrán que intervenir en el paso final del proceso, para aprobar o rechazar la solicitud, lo que agiliza notablemente la gestión.
De hecho, según nuestros relevamientos, el módulo de soporte permite hacer hasta 10 veces más eficiente el tiempo del equipo de Recursos Humanos y ayuda a entregar un 70% más rápido la información a los colaboradores.
Análisis de datos en tiempo real para agilizar la toma de decisión
Con el uso de herramientas de Inteligencia Artificial se acabó la pérdida de tiempo en la búsqueda y revisión de información. Estas plataformas centralizan gestiones en un mismo lugar y también los datos y su correspondiente análisis.
Esta función conocida como People Analytics es clave para la toma de decisiones en las empresas. Sin embargo, llevar adelante este proceso sin las herramientas adecuadas significa que HR debe rastrear la información dispersa en múltiples fuentes y proceder a analizarla, lo que podría llevar muchísimo tiempo.
Gracias a la IA los departamentos de personal pueden acceder a la analítica de datos en tiempo real, obteniendo insights muy valiosos para la toma de decisiones informada.
De manera que los HR managers y HRBP pueden asumir un rol más estratégico, al contar con información objetiva y bien respaldada que les permita alinear los esfuerzos del área con los objetivos de la compañía.
¿Cómo mejorar los tiempos en el trabajo de HR?
Claro que las herramientas por sí solas no son suficientes. Para mejorar los tiempos en el trabajo de HR es clave seguir la estrategia adecuada. Cada empresa y cada departamento de talento debe definir su propio plan, objetivos y prioridades al respecto.
Para orientarte, te compartimos algunas recomendaciones finales sobre cómo optimizar el tiempo en el trabajo dentro del área de talento:
Organizar el trabajo
¿Cómo mejorar lo que no se conoce? Para poder optimizar el tiempo es importante saber qué tareas y gestiones lo ocupan. Por ello, el primer criterio a tener en cuenta para diseñar una estrategia de gestión del tiempo y mejora de la productividad consiste en organizar el trabajo.
Esto puede ser algo tan simple como detallar en un listado todas las tareas del área de talento y ubicarlas en el proceso correspondiente. Así, tendrás una radiografía clara de las gestiones que ocupan el tiempo del equipo de HR.
Establecer prioridades
Ahora que conoces en detalle todas las tareas de RR.HH. es momento de jerarquizarlas, estableciendo prioridades. Hay distintas formas de hacerlo, una de las más recomendadas es utilizar los niveles de urgencia como criterio para segmentar las actividades.
Así, se trata de tomar ese listado de tareas y diferenciar las que son urgentes, de las que son importantes. Esto puede analizarse en relación a:
Plazo de finalización de la tarea.
Relevancia de la tarea.
Volumen de trabajo o tiempo que puede llevar la tarea.
En este caso, herramientas como la matriz de decisiones de Eisenhower pueden ser de gran ayuda. Esta plantea la gestión del tiempo y prioridades en función del siguiente esquema:
Qué hacer ahora: lo importante y urgente.
Qué planificar: lo importante que no es urgente.
Qué delegar: lo que no es importante, pero sí urgente.
Qué descartar: lo que no es importante ni urgente.
Identificar tareas repetitivas
Aquí es donde la estrategia de optimización del tiempo y la Inteligencia Artificial se cruzan. Porque en este punto ya conoces las tareas de HR, las prioridades y puedes determinar cuáles de esas gestiones son repetitivas, consumen demasiado tiempo del equipo y se podrían automatizar.
Al identificarlas, puedes elegir con mayor precisión la herramienta de IA adecuada a las necesidades de tu equipo de RR.HH.
Integrar la IA en áreas clave del flujo de trabajo
Al hacer el análisis sugerido en el punto anterior, puedes encontrar hallazgos muy valiosos. Por ejemplo, que más de la mitad del tiempo de los profesionales del área se destina a responder consultas repetitivas de los empleados.
Entonces, la mejor solución a incorporar dentro del flujo de trabajo de HR podría ser un chatbot para responder estas preguntas de forma automática. Algo que además ayudaría a mejorar la experiencia del talento. Así, obtendrías más de una solución en una misma plataforma.
Este debería ser el proceso habitual antes de decidir en qué software o tecnología invertir. Ya que muchas veces las herramientas que se incorporan dentro del área no dan resultados porque no se adecuan a las necesidades diarias que tiene este departamento.
Medir la productividad e iterar
La mejora de la productividad con IA, así como la optimización de los tiempos de trabajo, debe medirse con frecuencia. Esta es la única forma de conocer la efectividad de la estrategia implementada para optimizar tiempo y de las herramientas incorporadas dentro del área.
Entonces, para determinar el verdadero impacto de la IA en el flujo de trabajo de HR, es necesario monitorear de cerca las métricas clave, como la productividad, antes y después del uso de estas soluciones.
Cuantificar el ahorro de tiempo es también una forma de demostrar el Retorno de la Inversión (ROI) que representa esta tecnología y dicha estrategia. Todo lo que puede ayudar a RR.HH. a respaldar sus esfuerzos frente a la gerencia.
Estás a un paso de optimizar el tiempo en el trabajo con IA
Como vimos a lo largo del artículo, la gestión del tiempo en el departamento de Recursos Humanos puede ser todo un desafío. Frente a la carga de trabajo excesiva y las tareas repetitivas la IA puede ser una solución.
Pero claro que no se trata de automatizar cualquier gestión o proceso del área, sino aquellos que sean realmente relevantes para la productividad del equipo de HR.
En este punto, Lara AI ofrece una solución completa destinada a garantizar una automatización inteligente en el área de talento. El objetivo de nuestra herramienta es liberar el tiempo de los profesionales del área para que puedan destinarlo a:
Tareas más estratégicas.
Tomar decisiones más efectivas.
Mejora continua de la experiencia de los empleados.
Para que HR tenga un rol cada vez más significativo en el éxito de las organizaciones necesita optimizar el tiempo en el trabajo y disponer de más horas para ocuparse de lo importante.
Lara AI puede convertirse en aliado clave para la productividad de los equipos de RR.HH. ¿Quieres sumarlo al tuyo? Agenda una demo.