Blog > Offboarding: Cómo despedirte de tus empleados paso a paso

El offboarding o el arte de decirle adiós a los empleados de la mejor manera, es un proceso que cobra cada vez más relevancia en la gestión de talento y no es para menos.

Es que los comentarios de los colaboradores que se van de la empresa pueden ser muy valiosos para mejorar las prácticas en el interior de la organización y, con ello, influir en el compromiso y la retención del personal que se queda.

A través de la entrevista o encuesta de salida de empleados, que se suele incluir en el proceso de offboarding, los colaboradores que se marchan pueden brindar respuestas acerca de:

  • Por qué se van. 
  • Qué es lo que más les gustó durante su estancia en la empresa. 
  • Qué cambiarían en los procesos de trabajo de la compañía. 
  • Cómo se sienten acerca de su experiencia general en la organización. 

Entonces, queda claro que gestionar de manera efectiva la salida de personal de tu empresa puede tener un impacto muy positivo. Por ello, en este artículo aprenderás cómo hacer un offboarding paso a paso

¿Qué es un proceso offboarding?

¿Qué significa offboarding? O, mejor dicho, ¿qué es offboarding? Se trata del proceso que posibilita que un colaborador concluya su relación laboral con la empresa de manera satisfactoria. Por lo tanto, incluye todas las acciones necesarias para desvincular al trabajador de la compañía. 

Offboarding en español significa desembarque y así como usamos la analogía del barco en el caso del proceso de onboarding, aquí también aplica. Solo que se trata de hacer lo posible para que quienes decidieron bajarse del barco lo hagan de la mejor manera. 

Asimismo, el proceso de offboarding como tal es una etapa más dentro del employee journey map. Es decir que se trata de otro de los momentos dentro del recorrido del trabajador en la empresa que se deben gestionar proactivamente desde el área de Recursos Humanos. 

Esto involucra aspectos administrativos como:

  • Reunir documentación.
  • Procesar la baja en los sistemas de seguridad social. 
  • Preparar la liquidación final o finiquito.

Sumado a ello, también están todas las gestiones internas como:

  • Transferir trabajos y proyectos a otros miembros del equipo.
  • Informar a las partes interesadas sobre los cambios de personal. 
  • Devolución de uniformes, equipamiento o material perteneciente a la empresa.

Y, sin dudas, lo más relevante es la contribución del offboarding a la gestión estratégica de talento, al transformar la salida del personal en una oportunidad para recabar información valiosa sobre el employee experience en la compañía. 

¿Cuál es el objetivo del offboarding?

El objetivo final del proceso de desvinculación es propiciar una salida amigable para el colaborador. Esto significa que debe ser coherente con todo su recorrido en la empresa.

Al mismo tiempo, el proceso de offboarding de los trabajadores también persigue el objetivo de dejar una imagen positiva de la marca empleadora en quienes se marchan. 

A eso hay que añadir el plus que ofrece esta gestión, al proporcionar información de valor a la organización, a través de entrevistas o encuestas de salida y, de esta manera, mejorar la experiencia de quienes se quedan dentro del equipo. 

¿Por qué es importante el offboarding? 

Como una mala ruptura o un mal divorcio, una desvinculación laboral negativa puede dejar un mal sabor de boca en el empleado que se va y repercutir incluso más allá de este. 

Teniendo en cuenta la adopción de las nuevas modalidades de trabajo, hay que asumir el hecho de que la competencia por el talento hoy es global, tu empresa se enfrenta a marcas empleadoras de todas partes del mundo

Esto hace que cada mínima opinión negativa sobre cómo es trabajar en tu compañía tenga un impacto mucho más grande en la atracción, retención y fidelización del talento.

Además, es probable que los colaboradores que dejan la empresa sigan en contacto con los empleados que continúan trabajando en ella. Por lo que estos últimos conocerán de primera mano cómo se gestiona el offboarding en su lugar de trabajo. 

Saber que un compañero fue tratado con respeto y empatía en su salida de la organización puede generar un efecto positivo en el personal, lo que contribuye a:

  • Mejorar la imagen de la compañía.
  • Aumentar la satisfacción laboral, por ser parte de una empresa que cuida de sus empleados.
  • Fortalecer el compromiso.  

Asimismo, contar con buenas prácticas de offboarding representa la oportunidad de formar futuros embajadores de la empresa, potenciales clientes e incluso crear bases sólidas para la recontratación

Así, la importancia del offboarding radica en la mejora de la reputación de la empresa, en el cuidado de las experiencias del talento y en todo lo que puede aprender la organización a través de este proceso. 

¿Qué es el onboarding y offboarding?

Hace algunas semanas hablamos de otro de los procesos clave dentro de las empresas y que también constituye un momento importante dentro del viaje del empleado, es decir, el onboarding. Este es el proceso de incorporación de talento a la empresa

Con esta gestión la compañía le da la bienvenida a los nuevos empleados y les explica todo lo que necesitan saber sobre su espacio de trabajo, los introduce a la cultura laboral de la organización y establece normas, comportamientos deseados,  responsabilidades y funciones.

La comparativa onboarding y offboarding es más que evidente, ya que mientras el primero es vital para recibir a las nuevas contrataciones, el offboarding plantea todas las acciones a realizar para despedirse adecuadamente de los colaboradores

El onboarding entonces es el proceso que ayuda a vincular al nuevo talento con la organización y el offboarding es el proceso que concreta la desvinculación del personal. 

Pero en ambos momentos hay algo que se destaca por su impacto en la experiencia de los colaboradores: la comunicación. Mantener conversaciones continuas con los empleados que recién llegan o con los que se están marchando es vital para saber cómo se sienten, cuáles son sus necesidades en ambas instancias y qué puede hacer la empresa para satisfacerlas. 

¿Cómo hacer un offboarding efectivo paso a paso?

De acuerdo con las estadísticas que comparte la plataforma de cursos Netzun, en Latinoamérica cerca del 65% de las empresas tiene un proceso de offboarding estructurado. Sin embargo, solo el 40% de estas organizaciones consideran que tienen un proceso efectivo en la práctica.

A continuación, te compartimos los 6 pasos esenciales para hacer un proceso de offboarding exitoso.

1- Haz el papeleo

Esta etapa involucra todas las gestiones administrativas que debe realizar RR.HH. para concretar la desvinculación. Esto incluye:

  • Reunir documentación importante como el contrato laboral, carta de despido o de renuncia, documentos relacionados a la seguridad social, entre otros.
  • Llevar a cabo las tareas contables como preparar la información para la liquidación final o el finiquito, programar el último pago del trabajador, implementar los cambios necesarios en la declaración de impuestos, etc. 

2- Informa al equipo

Otro paso clave al ejecutar un proceso de offboarding es comunicarle al resto del equipo sobre la salida del empleado. Sobre todo, es importante compartir esta información con los colaboradores y áreas que se vean afectados por esta baja.

3- Recupera el equipamiento y material de la empresa

En toda relación laboral se dan intercambios entre la empresa y los colaboradores. Ya sea de equipamiento, herramientas o materiales, el proceso de salida también sirve para recuperar todo aquello que sea propiedad de la compañía.

Esto incluye ordenadores, teléfonos móviles, tarjetas de ingreso, llaves, tarjetas de crédito a nombre de la compañía, uniformes, entre otros. 

Asimismo recuerda que es importante dar de baja al colaborador de los sistemas de la compañía, para que su acceso quede restringido y puedas proteger la información y seguridad de tu empresa. 

4- Ordena la transición 

¿Quién se encargará de las tareas del empleado que se va? ¿Quedaron proyectos pendientes antes de su partida? En este punto del proceso de desvinculación debes responder estas y otras preguntas para que la transición sea ordenada y eficiente y no quede trabajo sin completar.

5- Realiza entrevistas y encuestas  de salida

La entrevista y la encuesta de salida de empleados sirven para arrojar luz sobre cuestiones que podrían ser fundamentales para mejorar la atracción y la retención de talento. 

Ambas brindan información que impacta de forma directa en las prácticas de la empresa y, por consiguiente, en la experiencia de empleados que todavía están en el equipo.

La entrevista es una instancia en la que se recopila información cualitativa sobre los motivos que llevan a un empleado a abandonar la organización y sobre lo que siente al respecto. Por lo general, estas se llevan a cabo cara a cara con un profesional de HR, ya sea de forma virtual o presencial. 

Mientras que la encuesta de salida se suele administrar de forma digital, cuando desde el área de capital humano se envía el cuestionario al personal y este lo completa a su propio ritmo.

En ambos casos se puede obtener información precisa sobre la experiencia de los empleados en el proceso de salida, pero también sobre todo su ciclo de vida en la empresa

👉 ¿Quieres saber más? Puedes profundizar con nuestro artículo sobre las encuestas a empleados

6- Organiza la despedida

Organizar una despedida en el proceso de desvinculación del personal es mucho más que un buen gesto. Esto puede ser desde un evento o celebración en el que participe todo el equipo, una carta de agradecimiento firmada por sus compañeros o incluso un regalo.

Lo importante es aprovechar esta instancia para transmitirle al colaborador que su paso por la empresa dejó una huella positiva en el equipo

7- Haz seguimiento 

Que el offboarding se transforme en una oportunidad implica en gran medida dejar la puerta abierta para futuras colaboraciones con los ex empleados. Esto puede traducirse en:

  • Recontrataciones.
  • Asesorías por parte de este talento, sobre todo en perfiles expertos en determinadas áreas.
  • Embajadores de la marca empleadora.

En cualquier caso, lo que está claro es que nada de esto será posible sin darle seguimiento a este vínculo. Por ejemplo, puedes hacerlo a través de plataformas como LinkedIn, donde estarás al tanto del avance de la carrera profesional del trabajador.   

Encuestas y entrevistas de salida: la opinión de los empleados que se van también cuenta

Si piensas que no darle lugar a las opiniones de los colaboradores, a través de procesos estructurados como las entrevistas de salida o encuestas es suficiente para que estos no se expresen, te equivocas. 

Las redes sociales hoy son el espacio más elegido por la fuerza laboral para hablar de sus trabajos, pero también para contar cuál fue su experiencia en una determinada empresa. Sobre todo si fue mala. 

Además, las reseñas en línea en plataformas como Glassdor se han convertido en el santo grial de los candidatos que buscan empleo. Allí se puede consultar desde el nivel de salarios que se maneja en una organización, así como conocer las opiniones de los colaboradores que actualmente trabajan en ella o la de quienes ya se marcharon.

En cualquier caso, lo que está claro es que el trabajador que se va de tu empresa tiene caminos suficientes para contar cómo es trabajar en ella. Si quieres darles el espacio para que compartan su experiencia contigo, la entrevista y la encuesta de salida son instancias clave que no pueden faltar en tu proceso de offboarding. 

Recopila los comentarios de tus colaboradores  con Lara AI

Es lógico pensar que el proceso de offboarding puede ser todo un desafío para los profesionales de Recursos Humanos, ya que con tantas gestiones y pasos a llevar a cabo ¿de dónde sacarán tiempo para crear y enviar encuestas o celebrar entrevistas con los empleados que se van?

En este sentido, Lara AI puede ser una herramienta clave para recopilar los comentarios de los colaboradores en la desvinculación. Nuestra plataforma te permite:

  • Establecer conversaciones personalizadas con los empleados durante su offboarding.
  •  Obtener información detallada de su experiencia de salida.
  •  Generar insights en tiempo real.

¡Todo ello de forma automatizada, gracias a la Inteligencia Artificial! Lo que garantiza la escucha continua de tu equipo en piloto automático, para que HR pueda destinar su tiempo a gestiones más estratégicas. 

Nuestra herramienta facilita la recopilación de comentarios a través de encuestas personalizadas y te permite entablar conversaciones frecuentes con los trabajadores que se están despidiendo de la empresa. Así podrás conocer cómo se sienten en el transcurso del proceso.  

Lara AI es el aliado perfecto para potenciar el offboarding en tu empresa. ¡Descubre cómo puede ayudarte nuestra plataforma!